Dépenses

A quoi ça sert

Les dépenses sont votre grand livre de dépenses opérationnelles : enregistrez ce que vous avez payé, à quel fournisseur (contact), à quelle date, répartissez entre les postes avec catégories et taxes, joignez des reçus pour preuve et vérifiez si chaque enregistrement est toujours une ébauche, impayé ou payé.

Avec les revenus, ces entrées alimentent les rapports afin que vous puissiez voir les coûts par rapport aux revenus pour une période sans tout exporter au préalable vers une feuille de calcul.

Où vit-il

Ouvrez Finances et passez à l'onglet Dépenses (séparé des Revenus).

Quand Peppol est connecté (Paramètres → API), un bouton Sync Peppol apparaît en haut—utilisez-le pour récupérer les factures et notes de crédit fournisseur reçues sur le réseau. Elles arrivent en brouillon à vérifier.

Peppol et import IA

Les dépenses importées via Peppol ont un petit badge pour le savoir. Vous pouvez les modifier comme toute autre dépense avant de les marquer payées.

Import IA permet de téléverser un reçu ou une facture—l’app lit le fournisseur, la date, les lignes et les montants pour vous. Vérifiez toujours avant d’enregistrer.

Liste, recherche et filtres

Le tableau répertorie les numéros de dépenses (identifiants séquentiels tels que EXP avec l'année), le fournisseur, la date, le montant et le statut. Triez n'importe quelle colonne, utilisez la recherche sur l'identifiant, le fournisseur, la catégorie, le statut, la date et le montant, et ouvrez les filtres pour une plage de dates (préréglée ou personnalisée) et un statut (projet, payé, non payé). Les filtres actifs s'affichent sous forme de badges amovibles ; Effacer tous les filtres les réinitialise.

Les montants s'affichent sous forme de sorties ; lorsqu'une dépense dépasse un seuil et n'est accompagnée d'aucun reçu, l'interface utilisateur peut afficher un petit rappel de reçu (basé sur des directives courantes en matière de tenue de dossiers).

Lignes, actions et lots

Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'éditeur complet, sauf si des lignes sont sélectionnées. Les clics sont alors réservés au travail en masse. Actions de ligne : Modifier, Télécharger (uniquement lorsqu'un fichier de reçu existe : il télécharge ce téléchargement, pas un rapport synthétique) et Supprimer en fonction de votre rôle.

Avec plusieurs lignes sélectionnées, utilisez Modifier n sélectionné pour le statut du lot, exportez la sélection sous forme de ZIP des dépenses générées PDFs (construites à partir de la présentation des dépenses dans l'application), supprimez la sélection ou effacez la sélection.

Boîte de dialogue Éditeur

Une nouvelle dépense ouvre la même grande boîte de dialogue que la modification. La disposition est composée de deux colonnes sur de grands écrans : un formulaire (recherche de contact pour choisir le fournisseur, nouveau contact facultatif, adresse, date de dépense, statut du badge, notes et éléments de ligne) et un panneau de réception pour télécharger ou prévisualiser un PDF/image. Lorsqu'une dépense est créée à partir d'un bon de commande sous Revenus, les notes incluent généralement cette référence de bon de commande.

Les éléments de campagne prennent en charge la quantité, la description, le prix unitaire, le taux de taxe par ligne (les étiquettes suivent la configuration des taxes de votre entreprise) et une catégorie par ligne. Ajoutez des lignes avec Ajouter un élément ; il vous en faut au moins un. Choisissez des catégories dans la liste de l'espace de travail ou ajoutez une nouvelle catégorie en ligne (conservée pour tout le monde).

Utilisation professionnelle %

Le % d'usage professionnel est la part de la dépense que vous traitez comme professionnelle/professionnelle (de 0 à 100). Il est important qu'un seul achat soit en partie personnel et en partie professionnel (par exemple une facture de téléphone, un partage de bureau à domicile ou un abonnement à usage mixte) afin que vous puissiez enregistrer la part du total qui appartient au côté professionnel.

Chaque dépense stocke un pourcentage pour l'ensemble du document. L'application copie le % d'utilisation professionnelle par défaut d'une catégorie dans ce champ uniquement lorsque vous modifiez la catégorie d'un élément de campagne dans l'éditeur : si la dépense comporte une ligne, ou si chaque ligne se retrouve dans la même catégorie que celle que vous venez de définir, le pourcentage est mis à jour par défaut de cette catégorie (sinon les catégories mixtes laissent votre % existant inchangé). Changer uniquement la catégorie de niveau de dépense ailleurs ne déclenche pas cela. Vous pouvez toujours remplacer le numéro figurant sur le reçu.

La manière dont les coûts d’utilisation mixte peuvent être déduits ou capitalisés est définie par votre régime de taxes et votre conseiller ; Okinta conserve le champ afin que vos enregistrements et exportations correspondent à la répartition souhaitée.

Capitalisation et dépréciation

Certains achats, comme du matériel, des logiciels ou du mobilier, sont des investissements à long terme plutôt que des dépenses ponctuelles. Plutôt que d’enregistrer le montant total en une fois, vous pouvez répartir le coût sur les années d’utilisation prévues. C’est ce qu’on appelle la capitalisation (enregistrement comme actif) et l’amortissement (répartition du coût dans le temps).

Dans Okinta c’est optionnel par dépense : activez l’amortissement, choisissez les postes qui sont des actifs, sélectionnez une méthode (par exemple linéaire, qui répartit le coût uniformément), définissez la durée de vie et la valeur résiduelle, puis enregistrez. Okinta crée un plan d’amortissement pour que les coûts futurs soient enregistrés automatiquement.

Si vous devez l’utiliser, quelle méthode choisir et les règles fiscales associées sont des décisions pour votre comptable. Utilisez cette section pour enregistrer l’approche qu’il a recommandée.

Rapports

Les dépenses publiées sont intégrées aux rapports avec les revenus afin que les résumés de période restent cohérents dans l'application.