Gastos

¿Para qué es esto?

Gastos es su libro de gastos operativos: registre lo que pagó, a qué proveedor (contacto), en qué fecha, divídalo en partidas con categorías e impuestos, adjunte recibos como prueba y realice un seguimiento de si cada registro sigue siendo un borrador, no pagado o pagado.

Junto con los ingresos, estas entradas alimentan los informes para que pueda comparar los costos con los ingresos durante un período sin tener que exportar todo primero a una hoja de cálculo.

donde esto vive

Abra Finanzas y cambie a la pestaña Gastos (separada de Ingresos).

Cuando Peppol está conectado (Configuración → API), aparece un botón Sync Peppol arriba—úselo para traer facturas y notas de crédito de proveedores recibidas en la red. Llegan como borradores para revisar.

Peppol e importación IA

Los gastos importados por Peppol llevan una insignia pequeña para saberlo. Puede editarlos como cualquier otro gasto antes de marcarlos como pagados.

Importación IA le permite subir un recibo o factura—la app lee el proveedor, la fecha, las líneas y los importes por usted. Revise siempre antes de guardar.

Lista, búsqueda y filtros

La tabla enumera el número de gasto (identificadores secuenciados como EXP con año), proveedor, fecha, monto y estado. Ordene cualquier columna, utilice la búsqueda por identificación, proveedor, categoría, estado, fecha y monto, y abra filtros para un rango de fechas (preestablecido o personalizado) y estado (borrador, pagado, no pagado). Los filtros activos se muestran como insignias extraíbles; Borrar todos los filtros los restablece.

Los importes se muestran como salidas; cuando un gasto supera un umbral y no tiene recibo adjunto, la interfaz de usuario puede mostrar un pequeño recordatorio de recibo (basado en una guía común de mantenimiento de registros).

Filas, acciones y lotes

Haga clic en una fila para abrir el editor completo, a menos que tenga filas seleccionadas; entonces los clics se reservan para trabajo masivo. Acciones de fila: Editar, Descargar (solo cuando existe un archivo de recibo; descarga esa carga, no un informe sintético) y Eliminar, según su función.

Con varias filas seleccionadas, use Editar n seleccionado para el estado del lote, exporte la selección como un ZIP de los gastos generados PDF (creados a partir del diseño de gastos en la aplicación), elimine la selección o borre la selección.

Diálogo del editor

Nuevo gasto abre el mismo cuadro de diálogo grande que editar. El diseño consta de dos columnas en pantallas anchas: un formulario (búsqueda de contactos para elegir el proveedor, nuevo contacto opcional, dirección, fecha de gasto, estado de la insignia, notas y artículos de línea) y un panel de recibos para cargar o obtener una vista previa de una PDF/imagen. Cuando se crea un gasto a partir de una orden de compra en Ingresos, las notas generalmente incluyen esa referencia de orden de compra.

Los artículos de línea admiten cantidad, descripción, precio unitario, tasa impositiva por línea (las etiquetas siguen la configuración fiscal de su empresa) y una categoría por línea. Agregue líneas con Agregar elemento; necesitas al menos uno. Elija categorías de la lista del espacio de trabajo o agregue una nueva categoría en línea (persistente para todos).

% de uso profesional

El % de uso profesional es la proporción del gasto que usted trata como comercial/profesional (de 0 a 100). Es importante cuando una sola compra es en parte personal y en parte laboral (por ejemplo, una factura telefónica, una parte de la oficina en casa o una suscripción de uso mixto), para que pueda registrar qué parte del total pertenece al lado comercial.

Cada gasto almacena un porcentaje para todo el documento. La aplicación copia el porcentaje de uso profesional predeterminado de una categoría en ese campo solo cuando cambia la categoría de una partida en el editor: si el gasto tiene una línea, o si cada línea termina en la misma categoría que la que acaba de configurar, el porcentaje se actualiza al valor predeterminado de esa categoría (de lo contrario, las categorías mixtas dejan su porcentaje existente sin cambios). Cambiar solo la categoría de nivel de gastos en otro lugar no desencadena esto. Siempre puedes anular el número que figura en el recibo.

Su régimen fiscal y su asesor definen cómo se pueden deducir o capitalizar los costos de uso mixto; Okinta mantiene el campo para que sus registros y exportaciones coincidan con la división que desea.

Capitalización y depreciación

La capitalización significa tratar una compra como un activo de larga duración (equipo, software, mobiliario, etc.) en lugar de registrar el monto total como un costo único en el período en que pagó. La depreciación (o amortización de activos de estilo intangible) es el seguimiento habitual: distribuye el costo de ese activo a lo largo de su vida útil, dejando un pequeño valor residual al final si espera recuperar algo cuando lo enajena.

En Okinta esto es opcional por gasto: active la depreciación/amortización del gasto, elija qué partidas representan los activos, elija un método (por ejemplo, línea recta), establezca la vida útil y el residual por línea cuando sea necesario, luego guarde. La aplicación puede crear registros de activos fijos vinculados y un programa de depreciación para que los períodos futuros reflejen el costo diferencial; Al reabrir el gasto se recargan esos enlaces cuando existen.

Si un artículo debe capitalizarse, qué vida usar y cómo su jurisdicción trata los impuestos versus la depreciación contable siguen siendo sus decisiones financieras o fiscales; use este bloque para reflejar la política que ya eligió con ayuda financiera o fiscal.

Informes

Los gastos publicados se incluyen en los informes junto con los ingresos para que los resúmenes de los períodos se mantengan coherentes dentro de la aplicación.